La délégation est une des compétences managériales indispensables aux managers. Nombre de managers sont pourtant réticents à le faire.
France Perrin, notre coach professionnelle certifiée nous fait part de ses échanges avec des cadres qu’elle a accompagnés en coaching professionnel.

Qu’implique la délégation ?
Quels sont les freins rencontrés par les managers ?
Comment faciliter la délégation ?
Quels bénéfices en tirent les managers qui le font ?

 

Définition de la délégation

Selon la définition du Larousse, déléguer c’est : « envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie ». C’est également « Confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre : Déléguer son autorité ».

Plusieurs éléments clés sont à mettre en évidence dans ces deux définitions :

  • Pour un manager, déléguer c’est donc accepter qu’un de ses collaborateurs réalise une tâche en son nom
  • La délégation a un objectif clair et défini
  • Il s’agit de cadrer la délégation afin de déterminer le périmètre de la mission
  • Le pouvoir, sur le périmètre de la mission, est transféré au collaborateur qui en la responsabilité

 

Notre coach nous explique les freins des managers à la délégation

Nombre de managers que je reçois sont assez réticents à déléguer certaines de leurs tâches. Voici les difficultés régulièrement évoquées par les managers accompagnés en coaching :

  • Pour les personnes nouvellement promues managers, elles ont peur de perdre pied avec le terrain et de ne plus être capables d’identifier les problématiques réelles sur le plan de l’opérationnel.
  • Pour les managers d’équipes techniques, déléguer signifie parfois pour eux de perdre le contact avec la technologie et, de fait, de ne plus être à jour et de ne plus pouvoir suivre les projets.
  • Déléguer c’est aussi accepter qu’un autre fasse à sa place : la crainte est alors que la personne missionnée ne fasse pas aussi bien que si le manager l’avait fait lui-même, que le niveau de qualité attendu ne soit pas au rendez-vous. Le proverbe « on est jamais aussi bien servi que par soi-même » revient alors souvent dans les propos des managers.
  • « Je n’ai pas le temps de former la personne ; j’irai plus vite en le faisant moi-même » : déléguer c’est transmettre non seulement la tâche à accomplir mais les compétences qui y sont associées. Former prendrait trop de temps.

Plus globalement, les principaux freins à la délégation sont liés à la sensation de perte de contrôle et au temps estimé à la transmission des compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs.

Les managers qui conservent les tâches qu’ils pourraient déléguer le font inconsciemment pour rester dans une certaine « zone de confort ». En effet, ces tâches sont souvent maîtrisées et les conserver leur permettent donc de se préserver un espace où ils sont en totale maîtrise.

 

Comment déléguer ?

Le premier élément à prendre en compte, c’est que déléguer, ce n’est pas abandonner le contrôle, ais avoir un contrôle sur le global plus que sur les détails.

Idéalement, il ne faut pas attendre d’être « surbooké » pour déléguer car si le gain de temps est évident in fine, dans les premières phases, vous devrez accepter d’investir du temps (perdre du temps pour le gagner ensuite).

  • Déléguer, ça s’apprend.
  • Déléguer, ça se prépare : il faut anticiper.

 

4 étapes clés pour une passation réussie

La première étape consiste à analyser ses missions et tâches en répondant à quelques questions. Le manager peut opter pour un format type « grille d’analyse » : Qui ? Pourquoi ? Comment ? Dans quel but ? Que dois-je absolument faire par moi-même ? Quel est mon cœur de métier ? Quelle est la valeur ajoutée que je peux apporter en déléguant certaines de mes tâches ? Quels sont éléments que j’ai délaissés faute de temps ?

Une fois l’identification du périmètre de délégation effectuée, le manager doit identifier la ou les personnes susceptibles de réaliser ces tâches. Pour ce faire, il est important de sélectionner les collaborateurs dans lesquels vous avez confiance. Par ailleurs, il faut prendre en compte les compétences de ceux-ci afin qu’ils puissent se saisir du sujet et le mener à bien.

La troisième étape consiste à cadrer cette délégation avec le ou les collaborateurs retenus : le manager doit être clair, précis. Plus les objectifs seront compris, voire partagés, plus cela donnera un cap et du sens à ce transfert. Afin de permettre au(x) collaborateur(s) d’atteindre les objectifs fixés, le manager devra mettre à disposition les ressources et outils nécessaires à l’atteinte des objectifs.

La dernière étape, mais néanmoins l’étape la plus importante pour une délégation réussie, est l’accompagnement. Le manager doit expliquer, faire preuve de pédagogie et de disponibilité pour faciliter la montée en compétence de son collaborateur et le rendre autonome plus rapidement.

 

Quels sont les principaux bénéfices à tirer de la délégation ?

1. Le premier des bénéfices est le gain de temps. Même s’il n’apparait pas évident aux premiers abords, au bout de ce processus de délégation le manager disposera de plus de temps.

2. Le second bénéfice découle du premier : en ayant plus de temps, il pourra davantage se consacrer à son cœur de métier. Quel manager n’a jamais répondu à son supérieur « je voudrais bien le faire mais je n’ai pas de temps » ou « je n’ai pas une seconde à moi » ? Le pire qu’il puisse arriver à un manager c’est un retour en entretien annuel du type « mais Monsieur X., ce n’est pas ce que nous attendons de vous »…

3. Déléguer permet de prendre de la hauteur, d’avoir une vue globale et d’analyser les données avec plus de recul. Le manager pourra ainsi proposer des améliorations, faire des arbitrages, prendre des décisions en toute objectivité.

4. Le quatrième bénéfice est à mettre au profit de l’équipe : déléguer, c’est aussi impliquer, engager ses collaborateurs, les responsabiliser. Le manager, en confiant certaines de ses missions, montre qu’il a confiance en son équipe et qu’il l’accompagne dans son évolution professionnelle. Plus une personne développe ses compétences, plus elle est engagée. Le tableau ci-dessous met en lumière ce point.

Compétences professionnelles et motivation au travail

Donc managers, si vous ne l’avez pas encore fait, il est urgent de déléguer !
Par contre, prenez le temps de bien préparer cette transition pour qu’elle devienne un facteur de réussite pour vous, vos collaborateurs et donc pour toute l’équipe.

> par France Perrin, Coach certifiée

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